كامپيوترهاي مورد استفاده در يك شركت بايد از طريق شبكه داخلي (محلي) با هم متصل باشند. شبكه به شما امكان به اشتراك گذاري اسناد و فايل هاي مختلف را مي دهد. يعني به جاي اين كه فايل هاي لازم براي افراد شركت ايميل شوند يا روي فلش در اختيار آنها قرار گيرند، يك بار در فولدر مشترك كه همه به آن دسترسي دارند كپي مي شود.
اكثر اسناد شما به صورت ديجيتالي ايجاد و ثبت مي شوند. پس با استفاده از پوشه هاي مشترك، وقت بسيار زيادي در رساندن فايل هاي لازم به افراد صرفه جويي مي شود. به علاوه، مي توانيد برخي نرم افزارها را كه امنيتشان براي شما مهم است، روي شبكه داخلي نصب و استفاده كنيد.
امكان دسترسي به نرم افزارهايي كه بر شبكه داخلي نصب شده اند، از خارج از شبكه امكان ندارد. سرعت شبكه هاي داخلي نيز بسيار بالاتر از شبكه اينترنت است.
اين كه كاركنان شما بخواهند براي هر كاري سر ميز يكديگر بروند، هرج و مرج در سازمان به وجود مي آورد. تمركز نيروها نيز بر هم مي خورد. اگر سيستم تلفني داشته باشيد و بخواهند با داخلي يكديگر تماس بگيرند، يعني خط هاي شما براي كارهاي داخلي اشغال مي شوند. مشتري هايي كه پشت خط مي مانند قطعا خرسند نخواهند بود.
از نرم افزارهاي چتي كه در شبكه داخلي نصب مي شوند، مانند Output Messenger، استفاده كنيد. اين نرم افزار ها به شما اجازه مي دهند به صورت خصوصي يا در گروه هاي مختلف با همكاران خود مكاتبه داشته باشيد.
پرينت گرفتن، امضا كردن، ارسال سند و بايگاني يك رونوشت از آن مراحل اداري ارسال يك سند است. معمولا چنين پروسه اي چند روز طول مي كشد. اگر بتوانيد همه اين مراحل را در چند ساعت و با هزينه بسيار پايين تر انجام دهيد چطور؟
بسياري از اسناد شما به صورت ديجيتالي ايجاد و ذخيره مي شوند. اگر نرم افزاري داشته باشيد كه امضا را نيز به صورت ديجيتالي به آنها اضافه مي كند، نيازي به پرينت و امضا با خودكار نخواهد بود. سند امضا شده را مي توانيد ايميل يا فكس اينترنتي كنيد. يك نمونه از اين نرم افزار ها PDF Signer است.
فكس سنتي نياز به كاغذ و گرفتن شماره و داشتن دستگاه فكس دارد. فكس اينترنتي با عملكردي شبيه به ايميل، به شما امكان ارسال فكس به صورت آنلاين و بدون نياز به خط تلفن، نصب نرم افزار، سخت افزار و كاغذ را مي دهد. مي توانيد از FAX.IR براي اين سرويس استفاده كنيد.
هم چنين، مي توانيد از پلتفرم هاي مختلفي يعني كامپيوتر، موبايل يا تبلت، فكس ارسال و دريافت كنيد. ايميل نمي تواند جايگزين فكس باشد، اما فكس آنلاين مي تواند كاملا فكس سنتي و هزينه ها و دشواري هاي را از سازمان شما حذف كند.
اگر بتوانيد تمام ابزارهاي فوق را به صورت يك جا داشته باشيد چطور؟ البته شبكه داخلي و سيستم تلفني جداي از نرم افزار ها كار مي كنند و بسترهاي متفاتي هستند. سيستم حسابداري نيز همين طور. اما ارتباط نزديكي با نرم افزار CRM دارند و كارايي هاي آن را تكميل مي كنند.
نرم افزار CRM يا مديريت ارتباط با مشتري، نرم افزاري ست كه تمام بخش هاي سازمان را كه با مشتري در ارتباطند يكپارچه كرده، و فروش، بازاريابي، خدمات مشتري و پشتيباني را سيستماتيك مي كند.
هدف اين نرم افزار حفظ مشتري ها، بهبود كارايي پرسنل، تست استراتژي ها و خودكارسازي فرآيندهاست. توضيحات كامل خودكارسازي از طريق سيستم سازي و ماهيت نرم افزار مديريت ارتباط با مشتري به طور جداگانه و به تفصيل شرح داده شده اند. البته در ويديوي زير نيز به طور خلاصه مي توانيد پاسخ سوال CRM چيست را بگيريد:
عملكردها در سازماني كه CRM دارد:
سازماني را در نظر مي گيريم كه سيستم تلفني ويپ، شبكه داخلي، نرم افزار حسابداري سپيدار و نرم افزار CRM پارس ويتايگر را دارد. يك فرآيند فروش در اين سازمان به اين صورت است:
به جاي اكسل و در كنار سامانه پيامك:
مشتري يكي از فرم هاي وب سايت را پر كرده است. اطلاعاتي كه شخص در فرم درخواست كرده، به صورت خودكار براي او ايميل يا پيامك مي شود. پنل پيامك با نرم افزار متصل شده است. در صورت لزوم، امكان اتصال اوتلوك و ايميل نيز وجود دارد.
اطلاعات وارد شده توسط شخص به صورت خودكار به نرم افزار CRM منتقل شده و يك سرنخ (مشتري بالقوه) جديد ثبت مي شود. به همين دليل، نيازي به استفاده از اكسل براي ثبت دستي اطلاعات نيست. فعاليت تماس خودكاري ايجاد شده و به نيروهاي فروش ارجاع مي شود تا با مشتري تماس گرفته و جزييات درخواست او را در پروفايلش ثبت كنند.
به جاي آفيس، نرم افزار امضاي ديجيتال، اوتلوك و فكس اينترنتي
اگر مشتري بلافاصله خريد كند، فاكتور مربوطه در نرم افزار ايجاد شده، امضاي ديجيتالي آن در خود نرم افزار انجام شده، خروجي PDF آن گرفته شده، و مستقيما از طريق پروفايل مشتري براي او ايميل يا فكس اينترنتي مي شود.
هم گام با حسابداري
به خاطر اتصال CRM و نرم افزار حسابداري، فاكتور (يا پيش فاكتور) ايجاد شده در CRM به طور خودكار در سپيدار نيز مي نشيند. يعني نيازي نيست هر فاكتور يك بار ديگر در نرم افزار حسابداري نيز ثبت شود.
به جاي پوشه هاي اشتراكي شبكه
فاكتور ايجاد شده نه در پوشه اشتراكي شبكه، بلكه در بخش اسناد نرم افزار CRM ذخيره مي شود. در كنار تمام اسناد ديگري كه از مشتري ها گرفته شده، براي آنها ايجاد يا صادر شده، و ارسال شده اند.
اسناد مربوط به هر مشتري يا سازمان، در پروفايل خود اين افراد نيز قابل مشاهده است.
به جاي تقويم
اگر مشتري خريد نكند، وارد مرحله پيگيري ها مي شود. براي هر پيگيري نوع و تاريخي طبق صحبت هاي پيشين با مشتري تعيين شده، و بلافاصله فعاليتي ثبت مي شود. خود نرم افزار تقويم دارد و يادآور انجام كار نيز ارسال مي كند. البته اتصال با تقويم گوگل براي انتقال فعاليت ها بين دو تقويم نيز ممكن است.
به جاي پوشه جداگانه ويپ
براي گرفتن تماس ها، تنها با يك كليك بر شماره ثبت شده در سيستم اين كار انجام مي شود. چرا كه نرم افزار با سيستم ويپ متصل شده است. با هر تماس ورودي نيز مشخصات شخص تماس گيرنده از CRM گرفته شده و به صورت يك پاپ آپ بر صفحه مانيتور نمايش داده مي شود.
مي توان شماره هاي جديد را نيز با چند كليك در نرم افزار ذخيره كرد. فايل ضبط شده مكالمه در پروفايل هر مشتري ذخيره مي شود.
به جاي مديريت پروژه
اگر مشتري خدماتي پروژه اي بخواهد، بلافاصله پروژه اي در نرم افزار CRM تعريف مي كنيم. مسئول كل پروژه، هر بخش (فاز) آن، و تك تك فعاليت ها مشخص مي شود و اطلاعيه ارجاع دريافت مي كنند. زمان پايان پيش بيني شده و حقيقي، درصد پيشرفت و كارهاي انجام شده و انجام نشده، و ساير مشخصات پروژه نيز در همين نرم افزار ثبت مي شوند.
به جاي چت داخلي
هماهنگي هاي لازم حين انجام پروژه از طريق چت داخلي CRM انجام مي شود. هر تصميم گرفته شده نيز به صورت يادداشتي در خود پروژه و با ذكر نام افراد تصيم گيرنده ذخيره مي شود.
پس از نهايي شدن خريد مشتري و پرداخت، او به فرآيند بازخوردگيري وارد مي شود. اين كار با تيم خدمات مشتري و پشتيباني ست. بازخورد ثبت شده براي هر مشتري، از طريق اطلاعيه داخلي به نيروي فروش مسئول اطلاع داده مي شود.
اگر بازخورد مثبت بوده باشد، فرآيند بعدي كه بر عهده تيم هاي فروش و بازاريابي ست، خريد مجدد مشتري خواهد بود. اگر منفي باشد، دلايل آن در تيم خدمات و پشتيباني بررسي و براي رفع نارضايتي تلاش مي شود.
تمام كارهايي كه بايد انجام شوند، در CRM تعريف و به مسئول مربوطه ارجاع مي شوند. يادداشت ها و گزارش هاي مربوط به هر مشتري، پروژه، فاكتور يا هر چيز ديگر نيز بخش مربوط به خود را دارند.
به جاي Sticky Notes
با اين وجود، اگر نياز باشد يادداشت جداگانه نوشته شود، از ويجت (ابزارك) يادداشت ها استفاده مي كنيم، نه استيكرهاي ويندوز.
براي خودكارسازي و سيستم سازي
داشتن تمام اطلاعات و گزارش هاي بازاريابي، فروش، حسابداري، خدمات مشتري و پشتيباني، اسناد، فايل هاي ضبط مكالمات تلفني، گزارش هاي كاركرد هر نيرو، بازخوردهاي مشتريان و تمام اطلاعات ديگري كه به آنها اشاره شد، امكان تست استراتژي ها را به شما مي دهد.
وقتي تمام كارها به صورت مكتوب دربيايد، شما نقشه اي واضح از كسب و كارتان خواهيد داشت. در اين نقشه، مي توانيد ببينيد كه كدام بخش ها را مي توان از ليست كارهاي پرسنل بيرون آورد و خودكارسازي كرد.
ازدواج بيل و مليندا گيتس
در سال 1994گيتس با مليندا آن گيتس(Melinda Ann Gates) كه مدت طولاني باهم در ارتباط بودند ازدواج كرد و حاصل اين ازدواج سه فرزند بوده است در سال 1995 ويندوز 95 به عنوان نسخه مدرن ويندوز با هياهوي بسيار روانه ي بازار شد اين محصول به فروش خيركننده اي دست يافت.
ظهور اينترنت و ضربه به بيل گيتس
ظهور اينترنت و تاثير بسيارآن در فناوري و تجارت نقطه آغاز دوران افول شركت مايكروسافت بود بيل گيتس در ابتدا وجود اينترنت را ناديده گرفت و علاقه اي به آن نشان نداد و شركتي ديگر از غفلت بيل گيتس در بي توجهي ويژه به اينترنت استفاد كرد در سال 1994 شركت نت اسكيپ(Netscape) نخستين جستجوگر خود را با نام موزائيك به بازار عرضه كرد كه هم براي افراد معمولي و هم براي تاجران كارآيي لازم را داشت.
در عين حال موضوع ديگري كه توجه همگان را جلب كرد رايگان بودن اين نرم افزار بود براي نخستين بار در تاريخ دنياي رايانه همان بلايي كه مايكروسافت برسرآي بي ام آورد شركت نت اسكيپ برسرشركت مايكروسافت آورد.
فصل جديد شركت مايكروسافت
در سال 2000 فصل جديدي از فعاليت مايكروسافت با از دست دادن تسلط بر امپراتوري خود در بازار رايانه آغاز شد پالمر به عنوان مدير عامل شركت به شرط دادن گزارش هاي روزانه و مسئوليت پذيري كامل جاي خور را با گيتس عوض كرد و گيتس در پست رئيس هيئت مديره قرار گرفت.
در سال 2001 شركت، ويندوز اكس پي Windows XP را با اندكي مشكلات و البته استقبال فراوان به بازار عرضه كرد.
نكته ي جالب توجه اين است كه اين سيستم عامل هم اكنون نيز مورد توجه بسياري از كاربران قرار دارد و هنوز بسياري از لپ تاپ هايي كه قدرت كمي دارند ار سيستم عامل اكس پي استفاده مي كنند.
بيل گيتس با پول هايش چه مي كند؟
هيجان انگيز ترين بخش زندگي بيل گيتس ازآنجايي آغاز مي شود كه بدانيم با پول هاي خود چه كرده است او در اواخر دهه ي 1990 موسسه خيريه اي را با همراهي همسرش بنياد نهاد و نام آن را بيل و مليندا گيتس(Bill & Melinda Gates Foundation) گذاشت.
و ميلياردها دلار از ثروت خود را به اين موسسه خيريه كه تمركزش برسلامت و آموزش است اهدا كرد در سال 2006 گيتس اعلام كرد كه علاقه دارد بيشتر وقت خود را صرف كارهاي انسان دوستانه كند و از كارهاي اجرايي شركت كمي فاصله بگيريد.
او در مقام رياست هيئت مديره شركت باقي ماند و سهام خود را حفظ كرد اما در حال حاضر او فردي خيرو انسان دوست است تا تاجر البته از نفوذش بر روي شركت كم نشده است.
اگر خواندن زندگي نامه بيل گيتس خوشتان آمده نظرتان را با ما و كاربران سايت در ميان بگذاريد…
كسب و كار نيز مانند هر فعاليت ديگري، به ابزارهاي مناسب نياز دارد. ابزارهاي كسب و كار و نرم افزارهاي اداري بسيار گسترده و متنوع هستند. اما چند نوع آنها، فارغ از برندي كه استفاده مي كنيد، واقعا ضروري اند.
مرسوم ترين نرم افزار اداري چيست؟
مرسوم ترين نرم افزار اداري شامل ابزارهاي نرم افزاري براي مستند سازي، ذخيره سازي، مديريت ارتباطات، مديريت پروژه، مديريت وظايف و مواردي از اين دست مي باشد. در ادامه پركاربرد ترين نرم افزارهاي اداري را بررسي خواهيم كرد.
بيل گيتس (Bill Gates)در سال 1955 در خانواده اي ثروتمند در شهر سياتل واقع در واشينگتن به دنيا آمد او رشد راحتي را اسپري كرد و پدرش وكيلي ثروتمند بود و يكي از مادران يك پزشك سازمان غيرانتفاعي در دوران كودكي نبوغ خاصي از خود نشان مي داد. داد. داد و به همين جهت خانواده اش او را به مدرسه خصوصي ليك سايد Lakeside School فرستادند.
دوران مدرسه بيل گيتس و پاول آلن
در مدرسه با پاول آلن(Paul Allen) كه دو سال از خودش بزرگ تر بود آشنا شد. هردوي آنها تحت تأثير اولين رايانه مدرسه كه يك ماشين ارسال پيغام راه دور بود قرار داشت.
او در هفده سال نرم افزاري كه برنامه اي زمان بندي بود براي طراحي مدرسه و در ازاي آن حدود 4200دلار دريافت اولين نرم افزاري بود كه در ازايش پولي به دست مي آورد.
او از 1600 امتياز ورودي دانشگاه 1590 امتياز را كسب كرد و وارد دانشگاه هاروارد شد در سال 1974آلن كار دانشگاه راها ساخته و براي شركت هاني ول(Honeywell) در بوستون برنامه ريزي مي كرد.
در مجله معروف الكترونيكي پاپيولار درباره رايانه هاي كوچك كه آلتير ناميده مي شود و در دنيا مقام اول را مقاله اي مي خواند كه قيمت آن 350 دلار بود و در همه مردم بودند سازندگان رايانه كه يك شركت مكزيكي با نام ميتس فراخواني براي نوشتن داشتند. . برنامه رايانه اي در مجله الكترونيكي پاپيولار چاپ كردند.
گيتس و آلن براي معرفي برنامه اي براي متيس و معرفي نسخه اي از برنامه ي نرم افزار بيسك با آنها تماس گرفته اند به برنامه اي كه آنها نوشته بودند علاقه مندي هاي فراواني داشتند وقتي آلن نرم افزار را به آنها معرفي كردند و آن را معرفي كردند. . ميتس واقع در نيومكزيكو آن قدر مجذوب برنامه شد كه آلن را به عنوان جانشين مدير عامل انتخاب كرد.
گيتس زمان را بيشتر براي مطالعه در دانشگاه هاروارد تلف نكرد و به سرعت به آلن در نيومكزيكو پيوست و آن دو با همكاري شركت مايكرو سافت را تاسيس كردند.