تجارت موفق

شبکه داخلی

کامپیوترهای مورد استفاده در یک شرکت باید از طریق شبکه داخلی (محلی) با هم متصل باشند. شبکه به شما امکان به اشتراک گذاری اسناد و فایل های مختلف را می دهد. یعنی به جای این که فایل های لازم برای افراد شرکت ایمیل شوند یا روی فلش در اختیار آنها قرار گیرند، یک بار در فولدر مشترک که همه به آن دسترسی دارند کپی می شود.

اکثر اسناد شما به صورت دیجیتالی ایجاد و ثبت می شوند. پس با استفاده از پوشه های مشترک، وقت بسیار زیادی در رساندن فایل های لازم به افراد صرفه جویی می شود. به علاوه، می توانید  برخی نرم افزارها را که امنیتشان برای شما مهم است، روی شبکه داخلی نصب و استفاده کنید.

امکان دسترسی به نرم افزارهایی که بر شبکه داخلی نصب شده اند، از خارج از شبکه امکان ندارد. سرعت شبکه های داخلی نیز بسیار بالاتر از شبکه اینترنت است.

چت داخلی

این که کارکنان شما بخواهند برای هر کاری سر میز یکدیگر بروند، هرج و مرج در سازمان به وجود می آورد. تمرکز نیروها نیز بر هم می خورد. اگر سیستم تلفنی داشته باشید و بخواهند با داخلی یکدیگر تماس بگیرند، یعنی خط های شما برای کارهای داخلی اشغال می شوند. مشتری هایی که پشت خط می مانند قطعا خرسند نخواهند بود.

از نرم افزارهای چتی که در شبکه داخلی نصب می شوند، مانند Output Messenger، استفاده کنید. این نرم افزار ها به شما اجازه می دهند به صورت خصوصی یا در گروه های مختلف با همکاران خود مکاتبه داشته باشید.

امضای دیجیتالی اسناد

پرینت گرفتن، امضا کردن، ارسال سند و بایگانی یک رونوشت از آن مراحل اداری ارسال یک سند است. معمولا چنین پروسه ای چند روز طول می کشد. اگر بتوانید همه این مراحل را در چند ساعت و با هزینه بسیار پایین تر انجام دهید چطور؟

بسیاری از اسناد شما به صورت دیجیتالی ایجاد و ذخیره می شوند. اگر نرم افزاری داشته باشید که امضا را نیز به صورت دیجیتالی به آنها اضافه می کند، نیازی به پرینت و امضا با خودکار نخواهد بود. سند امضا شده را می توانید ایمیل یا فکس اینترنتی کنید. یک نمونه از این نرم افزار ها PDF Signer است.

فکس اینترنتی

فکس سنتی نیاز به کاغذ و گرفتن شماره و داشتن دستگاه فکس دارد. فکس اینترنتی با عملکردی شبیه به ایمیل، به شما امکان ارسال فکس به صورت آنلاین و بدون نیاز به خط تلفن، نصب نرم افزار، سخت افزار و کاغذ را می دهد. می توانید از FAX.IR برای این سرویس استفاده کنید.

هم چنین، می توانید از پلتفرم های مختلفی یعنی کامپیوتر، موبایل یا تبلت، فکس ارسال و دریافت کنید. ایمیل نمی تواند جایگزین فکس باشد، اما فکس آنلاین می تواند کاملا فکس سنتی و هزینه ها و دشواری های را از سازمان شما حذف کند.

نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)

اگر بتوانید تمام ابزارهای فوق را به صورت یک جا داشته باشید چطور؟ البته شبکه داخلی و سیستم تلفنی جدای از نرم افزار ها کار می کنند و بسترهای متفاتی هستند. سیستم حسابداری نیز همین طور. اما ارتباط نزدیکی با نرم افزار CRM دارند و کارایی های آن را تکمیل می کنند.

نرم افزار CRM چیست؟

نرم افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری، نرم افزاری ست که تمام بخش های سازمان را که با مشتری در ارتباطند یکپارچه کرده، و فروش، بازاریابی، خدمات مشتری و پشتیبانی را سیستماتیک می کند.

هدف این نرم افزار حفظ مشتری ها، بهبود کارایی پرسنل، تست استراتژی ها و خودکارسازی فرآیندهاست. توضیحات کامل خودکارسازی از طریق سیستم سازی و ماهیت نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری به طور جداگانه و به تفصیل شرح داده شده اند. البته در ویدیوی زیر نیز به طور خلاصه می توانید پاسخ سوال CRM چیست را بگیرید:

عملکردها در سازمانی که CRM دارد:

سازمانی را در نظر می گیریم که سیستم تلفنی ویپ، شبکه داخلی، نرم افزار حسابداری سپیدار و نرم افزار CRM پارس ویتایگر را دارد. یک فرآیند فروش در این سازمان به این صورت است:
 

به جای اکسل و در کنار سامانه پیامک:

مشتری یکی از فرم های وب سایت را پر کرده است. اطلاعاتی که شخص در فرم درخواست کرده، به صورت خودکار برای او ایمیل یا پیامک می شود. پنل پیامک با نرم افزار متصل شده است. در صورت لزوم، امکان اتصال اوتلوک و ایمیل نیز وجود دارد.

اطلاعات وارد شده توسط شخص به صورت خودکار به نرم افزار CRM منتقل شده و یک سرنخ (مشتری بالقوه) جدید ثبت می شود. به همین دلیل، نیازی به استفاده از اکسل برای ثبت دستی اطلاعات نیست. فعالیت تماس خودکاری ایجاد شده و به نیروهای فروش ارجاع می شود تا با مشتری تماس گرفته و جزییات درخواست او را در پروفایلش ثبت کنند.

به جای آفیس، نرم افزار امضای دیجیتال، اوتلوک و فکس اینترنتی

اگر مشتری بلافاصله خرید کند، فاکتور مربوطه در نرم افزار ایجاد شده، امضای دیجیتالی آن در خود نرم افزار انجام شده، خروجی PDF آن گرفته شده، و مستقیما از طریق پروفایل مشتری برای او ایمیل یا فکس اینترنتی می شود.

هم گام با حسابداری

به خاطر اتصال CRM و نرم افزار حسابداری، فاکتور (یا پیش فاکتور) ایجاد شده در CRM به طور خودکار در سپیدار نیز می نشیند. یعنی نیازی نیست هر فاکتور یک بار دیگر در نرم افزار حسابداری نیز ثبت شود.

به جای پوشه های اشتراکی شبکه

فاکتور ایجاد شده نه در پوشه اشتراکی شبکه، بلکه در بخش اسناد نرم افزار CRM ذخیره می شود. در کنار تمام اسناد دیگری که از مشتری ها گرفته شده، برای آنها ایجاد یا صادر شده، و ارسال شده اند.

اسناد مربوط به هر مشتری یا سازمان، در پروفایل خود این افراد نیز قابل مشاهده است.

به جای تقویم

اگر مشتری خرید نکند، وارد مرحله پیگیری ها می شود. برای هر پیگیری نوع و تاریخی طبق صحبت های پیشین با مشتری تعیین شده، و بلافاصله فعالیتی ثبت می شود. خود نرم افزار تقویم دارد و یادآور انجام کار نیز ارسال می کند. البته اتصال با تقویم گوگل برای انتقال فعالیت ها بین دو تقویم نیز ممکن است.

به جای پوشه جداگانه ویپ

برای گرفتن تماس ها، تنها با یک کلیک بر شماره ثبت شده در سیستم این کار انجام می شود. چرا که نرم افزار با سیستم ویپ متصل شده است. با هر تماس ورودی نیز مشخصات شخص تماس گیرنده از CRM گرفته شده و به صورت یک پاپ آپ بر صفحه مانیتور نمایش داده می شود.

می توان شماره های جدید را نیز با چند کلیک در نرم افزار ذخیره کرد. فایل ضبط شده مکالمه در پروفایل هر مشتری ذخیره می شود.

به جای مدیریت پروژه

اگر مشتری خدماتی پروژه ای بخواهد، بلافاصله پروژه ای در نرم افزار CRM تعریف می کنیم. مسئول کل پروژه، هر بخش (فاز) آن، و تک تک فعالیت ها مشخص می شود و اطلاعیه ارجاع دریافت می کنند. زمان پایان پیش بینی شده و حقیقی، درصد پیشرفت و کارهای انجام شده و انجام نشده، و سایر مشخصات پروژه نیز در همین نرم افزار ثبت می شوند.

به جای چت داخلی

هماهنگی های لازم حین انجام پروژه از طریق چت داخلی CRM انجام می شود. هر تصمیم گرفته شده نیز به صورت یادداشتی در خود پروژه و با ذکر نام افراد تصیم گیرنده ذخیره می شود.

پس از نهایی شدن خرید مشتری و پرداخت، او به فرآیند بازخوردگیری وارد می شود. این کار با تیم خدمات مشتری و پشتیبانی ست. بازخورد ثبت شده برای هر مشتری، از طریق اطلاعیه داخلی به نیروی فروش مسئول اطلاع داده می شود.

اگر بازخورد مثبت بوده باشد، فرآیند بعدی که بر عهده تیم های فروش و بازاریابی ست، خرید مجدد مشتری خواهد بود. اگر منفی باشد، دلایل آن در تیم خدمات و پشتیبانی بررسی و برای رفع نارضایتی تلاش می شود.

تمام کارهایی که باید انجام شوند، در CRM تعریف و به مسئول مربوطه ارجاع می شوند. یادداشت ها و گزارش های مربوط به هر مشتری، پروژه، فاکتور یا هر چیز دیگر نیز بخش مربوط به خود را دارند.

به جای Sticky Notes

با این وجود، اگر نیاز باشد یادداشت جداگانه نوشته شود، از ویجت (ابزارک) یادداشت ها استفاده می کنیم، نه استیکرهای ویندوز.

برای خودکارسازی و سیستم سازی

داشتن تمام اطلاعات و گزارش های بازاریابی، فروش، حسابداری، خدمات مشتری و پشتیبانی، اسناد، فایل های ضبط مکالمات تلفنی، گزارش های کارکرد هر نیرو، بازخوردهای مشتریان و تمام اطلاعات دیگری که به آنها اشاره شد، امکان تست استراتژی ها را به شما می دهد.

وقتی تمام کارها به صورت مکتوب دربیاید، شما نقشه ای واضح از کسب و کارتان خواهید داشت. در این نقشه، می توانید ببینید که کدام بخش ها را می توان از لیست کارهای پرسنل بیرون آورد و خودکارسازی کرد.