تجارت موفق

مایکروسافت آفیس و PDF Reader
مایکروسافت آفیس ابتدایی ترین ابزار یک کسب و کار مدرن است. نرم افزارهای ورد و اکسل پایه های تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی و گزارش گیری هستند. تمام اطلاعات مشتریان باید در صفحه های اکسل ذخیره شود. در غیر این صورت، چطور می توانید آنها را به راحتی پیدا کنید؟

اگر 100 مشتری هم داشته باشید، گشتن در یک دفتر تلفن پر از نام و شماره وقت بسیاری از شما می گیرد و منطقی نیست.
اکثر اسناد و نوشته ها در ورد یا سایر نرم افزارهای آفیس، به صورت PDF ذخیره می شوند تا پس از ذخیره نهایی تغییری در آنها به وجود نیاید. پس باید حتما ابزاری مانند Adobe Acrobat Reader برای باز کردن فایل های پی دی اف داشته باشید.

اوتلوک (Outlook)
معمولا هر شخص در یک سازمان با چند آدرس ایمیل کار می کند. اما چک کردن آنها به صورت جداگانه وقت زیادی می گیرد و برای هر یک باید تب جدایی در مرورگر خود باز کنید.

اوتلوک تمام ایمیل های شما را به صورت یک جا و در یک نرم افزار نمایش می دهد. امکان ارسال ایمیل با هر یک از آدرس ها وجود دارد و می توانید برای هر یک امضای جداگانه ای تعریف کنید.

مدیریت پروژه
این دست نرم افزارها بیشتر برای شرکت های خدماتی، نرم افزاری یا شرکت هایی که کارهای پروژه ای انجام می دهند، کاربرد دارد. رایج ترین نرم افزار مدیریت پروژه در ایران تسکولو نام دارد. این نرم افزار به شما امکان ذخیره پروژه ها و بخش بندی آنها، کار تیمی بر روی پروژه ها، مشخص کردن مسئول هر بخش و گزارش گیری را می دهد.

بدون نرم افزار مدیریت پروژه، وظایف کوچک زیادی در هر پروژه بدون مسئول می مانند. به علاوه، همیشه مدیر پروژه برای گزارش گیری دشواری های زیادی دارد. زمان صرف شده برای هر پروژه را نمی توان دقیق محاسبه کرد، و کیفیت کلی به خاطر عدم هماهنگی کامل پایین می آید.

نرم افزار حسابداری
ثبت فاکتور ها و اسناد حسابداری، گزارش گیری از آنها و اشراف به وضعیت مالی سازمان، از مزایای سیستم های حسابداری ست. سیستم هایی چون سپیدار (از گروه همکاران سیستم) ،پیوست و تراز سامانه جزو سیستم های حسابداری بومی و رایج در ایران هستند.

سرعت فرآیندهای حسابداری با استفاده از یک نرم افزار به طور چشمگیری بالا می رود.

تقویم گوگل
استفاده از تقویم های رومیزی و سررسید ها، برای کارهای شخصی کافیست. اما در کارهای تیمی و سازمانی، باید پایگاهی واحد داشته باشید. اگر چنین پایگاهی برای ثبت فعالیت های آینده وجود نداشته باشد، حتی کارهای ساده ای مانند تنظیم جلسات نیز می تواند پیچیده و دشوار شود.

برای خالی بودن اتاق جلسات باید با همه سازمان هماهنگ شوید و زمان زیادی برای کاری به این سادگی صرف می شود. اگر همه فعالیت ها در تقویم گوگل ثبت شود، همه نیروها در جریان جلسات و کارهای دیگر خواهند بود، و هماهنگی ها در چند دقیقه انجام می شود.

استیکرهای یادداشت ویندوز
وقتی از تقویم گوگل برای ثبت و برنامه ریزی های سازمان استفاده می کنید، از اکسل برای ثبت اطلاعات، از نرم افزار حسابداری برای بخش مالی و از اوتلوک به جای چند پنجره ایمیل، نمی توانید از سررسید و دفترچه یادداشت کاغذی برای ثبت یادداشت های مهم و گزارش ها استفاده کنید.

ساده ترین ابزار ثبت یادداشت Sticky Notes ویندوز است. این نرم افزار ساده بصورت پیش فرض نصب است. شما می توانید یادداشت هایی با رنگ و اندازه متفاوت بر دسکتاپ خود بگذارید.

سامانه پیامک
تلفن های همراه جزو جدایی ناپذیری از زندگی های امروز هستند. به همین دلیل تبیلغات پیامکی تا این حد رایج شده اند. علاوه بر تبلیغات، اطلاعات ورود، تاییدیه پرداخت، یادآور پرداخت، یادآور جلسات، تبریک مناسبت ها و صدها عنوان دیگر را نیز می توان از طریق پیامک به مشتری ها مخابره کرد.

اما این کار با استفاده از گوشی موبایل بسیار ناکارآمد و کند است. از سامانه پیامک هایی چون آوب اس ام اس، ملی پیامک، فرا پیامک یا هر پنل دیگری استفاده کنید. از طریق پنل می توانید تعداد زیادی پیامک را با چند کلیک از طریق کامپیوترتان بفرستید.

سیستم تلفنی
هر شرکتی نیاز به سیستم های تلفنی سازمانی، مانند ویپ (VoIP) یا سانترال دارد. این سیستم ها تماس های تلفنی را سازمان یافته کرده و امکانات بسیاری را به تلفن ها اضافه می کنند.

در سیستم ویپ، ذخیره شماره ها با نام شخص، ضبط مکالمات، تعداد نامحدود داخلی، و ادغام تلفن با کامپیوتر مورد استفاده هر فرد تنها تعدادی از مزایای این نوع سیستم های تلفنی ست. سیستم تلفنی پاناسونیک امکانات کمتری نسبت به ویپ ارائه می دهد و مثلا برای ضبط مکالمه نیاز به سخت افزار جداگانه دارد.

این سیستم ها موجب می شوند تلفن از حالت سنتی خود خارج شده و کاربردی سازمانی پیدا کند. مثلا هنگامی که مشتری تماس می گیرد، شما می توانید نام او را نیز مشاهده کنید. البته اگر شماره از پیش ذخیره شده باشد.